Die Steuerfunktion in einem Unternehmen hat heutzutage mit Widerständen zu kämpfen, egal ob als unabhängig ausgegliederte Steuerabteilung, als Teil der Finanzabteilung oder als Hybrid. Einerseits leidet sie genauso wie die restlichen Corporate Funktionen im Unternehmen unter erheblichem Kostendruck, andererseits jedoch ist die Steuerfunktion aufgrund der eigenen Spezifika einer Digitalisierung nicht ohne weiteres zugänglich.
Woran liegt das? Anders als bei der Digitalisierung beispielsweise der Corporate Finance Funktion, ist die Steuerfunktion neben den unzähligen Daten und Berechnungen, auch mit der Anwendung zahlreicher und komplexer Steuernormen befasst. Diese müssen zutreffend umgesetzt werden, ansonsten ist die Digitalisierung deutlich weniger effizient. Eine optimale Lösung dafür sind dedizierte Steuer-Software-Tools, die neben der technischen Seite auch den steuerlichen Inhalt abdecken.
Nachdem wir in unseren Beiträgen "Steuerabteilungen - so starten Sie mit der Digitalisierung" sowie "Digitalisierung der Umsatzsteuer-Compliance" aufgezeigt haben, wie die Digitalisierungs-Reise begonnen werden kann, zeigen wir nun anhand eines weiteren Beispiels auf, warum die Digitalisierung von Tax Reporting sich in vielen Fällen auszahlen kann.
Ganz gleich, ob Sie nach IFRS oder US-GAAP und ggf. nach HGB bilanzieren, im Zusammenhang mit der Steuerbilanz müssen mehrere Bilanzpositionen in Einklang gebracht werden. Hierbei gelten höchste Nachweis- und Dokumentationspflichten, die spätestens einer Betriebsprüfung standhalten müssen, oftmals erst nach vielen Jahren. Auf Excel-Listen und das Know-how einzelner MitarbeiterInnen sollten sich die Steuerabteilungen von heute nicht mehr verlassen; nicht zuletzt, da die Finanzverwaltung sich zunehmend digital positioniert.
Das Management von latenten Steuern stellt eine besondere Herausforderung dar: , da: 1) latente Steuern regelmäßig ermittelt werden müssen (häufig quartalweise/halbjährlich), 2) eine Vielzahl von MitarbeiterInnen, – häufig aus verschiedenen Ländern – involviert ist und 3) Deferred Tax Reporting komplexe Berechnungen mit vielen Interdependenzen und Wechselwirkungen beinhaltet. Diese Eigenschaften zeigen deutlich, dass die Digitalisierung von latenten Steuern eine große Chance für Steuerabteilungen darstellt.
Der Tax Reporting Prozess ist häufig sehr manuell gestaltet, mit vielen E-Mails und Excel-Berechnungen verbunden und hat oftmals einen hohen Administrativ-Aufwand zur Folge. Die Bereitstellung einer digitalen Lösung für Tax Reporting reduziert nicht nur die Risiken, die mit der manuellen Zusammenstellung zwingend verbunden sind, sondern gibt den KollegInnen ein Werkzeug an die Hand, das sie von vielen Routine-Aufgaben und dem sogenannten „Number Crunching“ weitestgehend befreit. Ein Vorteil, der die MitarbeiterInnen stark motivieren kann, wie Studien zeigen. Und das ist nur einer der positiven Nebeneffekte der Digitalisierung. Weitere Vorteile, die sich aus der Digitalisierung des Tax Reporting ergeben, sind: Vereinheitlichung des Bearbeitungsprozesses, revisionssichere Ermittlung, einheitliche Archivierung (Nachweispflichten), und schließlich verbleibt das Know-how in der Steuerabteilung, wobei externe Steuerberater als zusätzliche Software-Nutzer flexibel und punktuell involviert werden können, je nach Bedarf.
Wie bei der Umsatzsteuer Compliance und auch in anderen Steuer-Prozessen, kann die Steuerabteilung je nach ihrer konkreten Ausgestaltung und je nach den angestrebten Zielen mit einer Insel-Lösung zur Datensammlung oder zur Datenkonsolidierung starten. Das mittel- bis langfristige Ziel sollte jedoch sein, eine holistische „End-to-End“ Software-Lösung zu implementieren, die den gesamten Ertragsteuer-Prozess abdeckt und eine Automatisierung von latenten Steuern und des gesamten Steuerreportings ermöglicht - idealerweise im Einklang mit dem Deklarationsprozess.
„End-to-End“ ist heutzutage leider fast ein Buzz-Word geworden. Hier noch zum Schluss eine Definition, an der sich die digitale Transformation der Steuerfunktion orientieren sollte: Der „End-to-End“ Gedanke ist nur dann erfolgreich umgesetzt, wenn das „Ganze“ mehr ist als die Summe seiner Teile.
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