So starten Sie mit der Digitalisierung

Der steuerliche Compliance-Aufwand ist in den vergangenen Jahren stetig gewachsen. Andererseits steigt auch der Komplexitätsgrad, und zwar für alle Steuerarten. Nicht zuletzt sind auch der Budget-Druck und die fehlenden Ressourcen im Unternehmen dafür entscheidend, dass der Megatrend Digitalisierung zunehmend auch die Steuerfunktion durchdringt. Dies gilt gleichermaßen für größere Konzerne, Mittelständler und sogar für kleinere Player sowie Start-Ups.

Viele Verantwortliche in den Steuerabteilungen wissen, dass der digitale Wandel die Unternehmen vor einige Hürden stellt. Viele haben sogar großen Respekt vor dieser anspruchsvollen Aufgabe. Doch steht fest, dass kein Weg an diesem Wandel vorbeiführt. Die Digitalisierung bringt zudem nicht nur Herausforderungen mit sich, sondern birgt auch enorme Potenziale für die Steuerabteilung. Genauer gesagt: die Chance, Qualität und Effizienz zugleich zu steigern.

Nur wenige Unternehmen haben noch nicht angefangen, die Prozesse in der Steuerabteilung zu digitalisieren. Diejenigen, die das schon eingeleitet haben, mussten sich aufgrund fehlender Ressourcen und Budgets mehrmals die pragmatische Frage stellen: wo und wie fange ich an. Vor allem, wie setze ich Ressourcen frei, wenn die SteuerkollegInnen auch ohne ein Digitalisierungs-Projekt komplett ausgelastet sind?

Wir empfehlen in diesen Fällen eine pragmatische Vorgehensweise. Ein Workshop ist dazu schon ein sinnvoller erster Schritt. Eine klare Zielsetzung des Workshops, ein Plan und eine effektive Moderation sind entscheidend. Der Fokus sollte auf einer Kosten-Nutzen-Analyse liegen. Hierbei werden zunächst die Prozesse der Steuerfunktion identifiziert (zum Beispiel Tax Reporting, Deklaration, Umsatzsteuer-Compliance, Margensteuerung, Betriebsprüfung, Country by Country Reporting, etc.) und sodann in vier Quadranten platziert – je nachdem, welchen Nutzen ihre Digitalisierung zu welchen Kosten bringen würde.

Um die Höhe des Nutzens bestimmen zu können, sollten Sie sich zunächst einmal folgende Fragen stellen: „Wo befinden wir uns heute?“ und „Wo möchten beziehungsweise können wir hin?“. Hierbei sollten möglichst viele Steuer- und sogar KollegInnen aus der Finanzabteilung involviert werden und die Entscheidungsfindung mittragen. Grundsätzlich gilt, dass je mehr Länder, Quellensysteme/Daten und Personal in die einzelnen Prozesse involviert sind, desto mehr können diese von einer Digitalisierung profitieren. Und desto wahrscheinlicher ist es, dass diese Prozesse in den Quadranten mit dem höchsten Nutzen und den geringsten Kosten fallen. Offensichtlich sind es genau diese Prozesse, mit denen Sie starten sollten.

Sobald Sie den Prozess identifiziert haben, mit dem Sie anfangen möchten, könnten Sie mit einer sogenannten „GAP-Analyse“ weitermachen. Erneut sind die folgenden Fragen zu stellen: „Wo befinden wir uns heute?“ und „Wo möchten beziehungsweise können wir hin?“. Schließlich gilt, wie immer: Man erhält nur dann die richtigen Antworten, wenn man die richtigen Fragen stellt. Dann kann auch nichts schief gehen.