Vorteile der Digitalisierung der Umsatzsteuer-Compliance

Wie alles andere in der heutigen Zeit, unterliegt auch die Steuerabteilung einem stetigen Wandel. Um die mit diesem Wandel verbundenen Herausforderungen zu meistern – diese sind geprägt durch ständig neue und immer komplexere Regularien in verschiedenen Ländern – kann vor allem die Digitalisierung wirkungsvoll unterstützen. Diese verspricht uns, trotz wachsenden Budget- und Ressourcenmangels mehr Qualität und Effizienz. Eine attraktive Perspektive! Doch wie gelingt es, mittel- bis langfristig alle Steuerbereiche zu digitalisieren?

Eine pragmatische Weise, wie wir mit der Digitalisierung der Steuerfunktion starten können, stellen wir in Ihnen in diesem Beitrag vor. Ziel der vorgeschlagenen Kosten-Nutzen-Analyse ist es, die Prozesse der Steuerfunktion zu identifizieren, deren Digitalisierung den größten Nutzen bei gleichzeitig geringsten Kosten bringt. Doch womit starten?

Unserer Erfahrung nach gehört die Umsatzsteuer-Compliance sehr häufig zu den Prozessen, die zuerst digitalisiert werden sollten. Auch wenn die Digitalisierung der Umsatzsteuer-Compliance je nach Ausgestaltung in der konkreten Steuerfunktion nicht gerade eine „Low-Hanging-Fruit“ ist, bringt dies deutliche Zeitersparnisse und Qualität, während die Compliance-Risiken gleichzeitig reduziert werden.

Je mehr von den folgenden Aussagen für Ihr Unternehmen zutreffen, desto mehr spricht dafür, dass die Umsatzsteuer-Compliance auch bei Ihnen ein TOP-Kandidat für die Digitalisierungs-Reise ist:

• Die Daten, die in die Umsatzsteuer-Voranmeldung (und ggf. Zusammenfassende Meldung) einfließen, stammen aus mehr als einem Quellensystem (häufig mit abweichendem Format)
• Umsatzsteuer-Pflichten bestehen in mehreren Ländern
• Organschaften erfordern eine Konsolidierung von Daten
• Buchhaltungs-Daten sind nicht optimal und sollten zur Qualitätssicherung aus umsatzsteuerlicher Sicht validiert werden
• Viele der Datenauswertungen sowie Konsolidierungsschritte erfolgen aktuell in Tabellenkalkulationsprogrammen (zum Beispiel Excel), so dass kein Audit Trail bzw. Revisionssicherheit vorhanden ist

Treffen diese Aussagen auch auf Ihr Unternehmen zu? Wenn ja, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass auch für Sie die Digitalisierung der Umsatzsteuer-Compliance einen hohen Nutzen bringt. Jedoch zu welchen Kosten? Nun sollten Sie die obigen Aussagen als Fragen formulieren und detaillierte Antworten liefern. Diese individuellen Antworten sind maßgeblich dafür, welche Kosten mit der Digitalisierung Ihrer Umsatzsteuer-Compliance verbunden sind.

Eine zusätzliche Flexibilität in diesem Zusammenhang bietet die Aufteilung des Projekts in „Sprints“ nach dem Agile- bzw. Scrum-Approach. Bei Budget- und Ressourcen-Einschränkungen können Sie demnach die Digitalisierung der Umsatzsteuer-Compliance zum Beispiel nach Ländern oder nach Prozess-Schritten vorantreiben. Wenn Sie sich für ein Clustering nach Prozess-Schritten zum Beispiel entscheiden, können Sie zunächst mit einer Insel-Software-Lösung starten, die lediglich die Daten der Finanzbuchhaltung aus umsatzsteuerlicher Sicht validiert. Alternativ bietet sich auch eine Insel-Lösung an, die nur die relevanten Daten aus den Quellensystemen extrahiert und konsolidiert.

Spätestens mittel- beziehungsweise langfristig sollte jedoch eine ganzheitliche End-to-End Lösung das Ziel sein, welche den Prozess von der Datenextraktion, durch die Validierung bis zum Erstellen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Abgabe an die Steuerbehörden in mehreren Ländern vollautomatisch übernimmt. Häufig wird dieses Ziel tatsächlich schneller erreicht, wenn Unternehmen von Anfang an auf einen ganzheitlichen Lösungsweg setzen und nach Ländern die Digitalisierung umsetzen. So lässt sich auch jedes weitere Land auf Basis der eigenen Erfahrungen viel effizienter und kostengünstiger steuern. Ganz nach dem Motto: Alle Dinge sind schwer, bevor sie leicht werden.