Die Kündigung muss von der Arbeitgeberin beziehungsweise dem Arbeitgeber unterschrieben werden. Ist dies eine natürliche Person, ist der Fall klar. Schwieriger kann sich dies bei einer juristischen Person (zum Beispiel Unternehmen, Vereine, Stiftungen) als Arbeitgeberin/Arbeitgeber darstellen. Die Kündigung muss hier für ihre Wirksamkeit von (einer) vertretungsberechtigten Person(en) unterschrieben werden, in der Regel den gesetzlichen Vertretern in ausreichender Anzahl. Andernfalls ist die Kündigung (formell) unwirksam.
Wenn der gesetzliche Vertreter verhindert ist, kann - nach Meinung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) - auch eine Person, mit deren Stellung im Unternehmen eine Kündigungsbefugnis regelmäßig einhergeht, die Kündigung unterschreiben. Dies ist typsicherweise die Personalleiterin beziehungsweise der Personalleiter. Die Unterschrift muss gegebenenfalls um einen Unterschriftenzusatz ergänzt werden.
Auch die Unterschrift durch einen Bevollmächtigten der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers ist möglich. Hier muss allerdings dringend darauf geachtet werden, dass die ordnungsgemäße Bevollmächtigung durch das Beifügen der Original-Vollmacht an das Kündigungsschreiben nachgewiesen wird. Andernfalls droht die Zurückweisung durch die Empfängerin/den Empfänger, was ebenfalls zur Unwirksamkeit der Kündigung führen kann.
Die Kündigung bedarf für ihre Wirksamkeit der Schriftform. Dies bedeutet, dass eine Kündigung eine Original-Unterschrift der Arbeitgeberin oder des Arbeitsgebers enthalten muss. Das Kündigungsschreiben muss handschriftlich („wet ink“) unterzeichnet werden. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine Kündigung, die diesen Anforderungen nicht genügt, ist unwirksam. Nicht ausreichend ist zum Beispiel eine eingescannte Unterschrift oder eine elektronische Signatur.
Die Kündigung muss zudem mit einem ausgeschriebenen Namenszug unterschrieben werden. Eine Paraphe ist nicht ausreichend und genügt dem Schriftformerfordernis nicht.
Im Fall der Unterschrift der Kündigung durch eine Bevollmächtigte oder einen Bevollmächtigten ist auch bei der Vollmacht auf eine Original-Unterschrift zu achten.
Zur Wirksamkeit einer Kündigung, muss sie der Arbeitnehmerin beziehungsweise dem Arbeitnehmer zugehen. Den Zugang sollten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber im Streitfall auch beweisen können. Der sicherste Weg ist hier die persönliche Übergabe in Gegenwart einer dritten Person, die als Zeugin oder Zeuge fungiert oder gegen Empfangsbestätigung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers.
Ist die persönliche Übergabe nicht möglich, empfiehlt sich die Übermittlung durch eine Botin oder einen Boten, der das Kündigungsschreiben in den Hausbriefkasten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers einwirft und dies, beispielsweise mittels Fotografie und Protokoll, dokumentiert.
Bei der Übersendung per Post empfiehlt sich das Einwurf-Einschreiben, um den Zeitpunkt des Einwerfens der Kündigung in den Briefkasten nachvollziehen zu können. Nicht zu empfehlen ist ein Übergabe-Einschreiben mit Rückschein, da hier die Gefahr besteht, dass die Arbeitnehmerin beziehungsweise der Arbeitnehmer nicht angetroffen wird und das Kündigungsschreiben anschließend nicht rechtzeitig abholt wird. Erst mit der Abholung bei der Post gilt die Kündigung in diesem Fall als zugegangen.
Auch die Postlaufzeiten sind zu berücksichtigen. Ist zum Zeitpunkt des Einwurfs der Kündigung nicht mehr damit zu rechnen, dass die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer den Briefkasten noch leert, geht die Kündigung erst am nächsten Werktag zu.
Formunwirksame Kündigungen können je nach anwendbarer Kündigungsfrist zu hohen Folgekosten führen weswegen auf die Organisation und Vorbereitung einer Kündigung ein besonderes Augenmerk gelegt werden sollte.
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