Umsatzsteuer: Die verpflichtende elektronische Rechnung kommt ab 2025

Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich kommt zum 1. Januar 2025. 

Diese sehr praxisrelevante Gesetzesänderung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes basiert auf der Digitalisierungs-Initiative der EU-Kommission (ViDA), die in den nächsten Jahren das Umsatzsteuersystem in der EU maßgeblich reformieren soll (zum Beispiel durch die Etablierung eines vollumfassenden zwischenstaatlichen elektronischen Meldesystems). Die Einführung von elektronischen Rechnungen ist hierfür ein erforderlicher erster Schritt, der nun in allen Mitgliedstaaten der EU vollzogen wird.

Elektronische Rechnungen

Als „elektronische Rechnungen“ gelten ab dem 1. Januar 2025 nur noch Rechnungen in einem „strukturierten Format“. Das sind solche, die eine automatisierte elektronische Verarbeitung zulassen. Dies trifft unter anderem auf die heute schon verbreiteten Formate X-Rechnungen (auf Basis von XML), ZUGFeRD oder andere Formate zu, die europäische Normen nach den einschlägigen EU-Richtlinien erfüllen (CEN Norm EN 16931). Papierrechnungen oder andere elektronisch übermittelte Rechnungen (zum Beispiel PDF-Dokumente) gelten ab 2025 nicht mehr als „elektronische Rechnungen“ und erfüllen die oben genannten Voraussetzungen nicht.

Vorläufiger Anwendungsbereich

Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen wird für die folgenden Umsätze gelten:

• Umsätze von einem Unternehmer an einen anderen Unternehmer (B2B),
• bei denen sowohl Leistungserbringer als auch Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sind, und
• es sich nicht um Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweise handelt.

Einführung

Konkret hat der Gesetzgeber die nachfolgenden Regelungen beschlossen, die ab 2025 in Kraft treten, wobei ein Übergangszeitraum bis 2028 vorgesehen ist:

• Ab 1. Januar 2025: Jeder inländische Unternehmer soll grundsätzlich über die technischen/ organisatorischen Voraussetzungen verfügen, um elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
• Zwischen 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026: Ausgangsrechnungen dürfen im Besteuerungszeitraum 2025/2026 weiterhin wie bisher erstellt werden (zum Beispiel als Papierrechnung, PDF-Dokument) oder bereits als qualifizierte elektronische Rechnung. Zwischen den Leistungsempfängern sollte geklärt werden, ob der Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen bereits beim Empfänger möglich sind. Andernfalls sollte auf andere Formate zurückgegriffen werden.
• Zwischen 1. Januar 2027 und 31. Dezember 2027: Ausgangsrechnungen dürfen im Besteuerungszeitraum 2027 weiterhin als Papierrechnung oder PDF-Dokument erstellt werden, wenn der Vorjahresumsatz des Leistenden nicht mehr als 800.000 Euro beträgt.
• Ab 1. Januar 2028: Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen für alle B2B-Transaktionen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern.

Technische Umsetzung

Die technische Umsetzung zur Verarbeitung und Versendung von qualifizierten elektronischen Rechnungen sollte in enger Zusammenarbeit mit dem Anbieter der im Unternehmen verwendeten Buchhaltungssoftware beziehungsweise des ERP-Systems erfolgen. Grundsätzlich müssen die Voraussetzungen zum Empfang von XML-Rechnungen (oder ZUGFeRD) eingerichtet werden (sofern nicht bereits vorhanden). Von besonderer Bedeutung wird die Zusammenarbeit von Steuerabteilung und IT im Unternehmen sein, um die erforderlichen Prozesse und Verantwortlichkeiten zu etablieren. 

Bei der Implementation können unsere Experten aus der steuerlichen Perspektive kompetent unterstützen. Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie Unterstützung wünschen!

Flyer: Einführung der e-Rechnung in Deutschland