Tax Compliance

Auch für die öffentliche Hand ein Thema

Silvia Michel Silvia Michel

Mit der Änderung des Umsatzsteuergesetzes erweitert sich ab 2021 die Umsatzsteuerpflicht für juristische Personen öffentlichen Rechts. Betroffen sind unter anderem Kommunen, Bundes- und Landesbehörden, Hochschulen und Krankenkassen. Alle genannten Institutionen müssen effiziente Abläufe für die Erfüllung steuerlicher Prozesse einführen, damit es nicht zu finanziellen Nachteilen und strafrechtlichen Konsequenzen kommt. Systeme im Umgang mit Transparenz- und Dokumentationspflichten sind daher unerlässlich und können sogar zugunsten der Betroffenen bei Versäumnissen wirken. Der Nachweis eines Tax Compliance Management Systems kann unter bestimmten Bedingungen den Vorwurf der Steuerhinterziehung entkräften.

Öffentliche Einrichtungen sind steuerpflichtig

Öffentliche Einrichtungen müssen prüfen, inwieweit ihre Einnahmen und Vereinbarungen zukünftig der Umsatzsteuer unterliegen oder neue Erklärungspflichten entstehen. Gleichzeitig gilt es, die Beschäftigten zu informieren, Verträge mit den richtigen Umsatzsteuerklauseln zu versehen und zahlreiche interne Abläufe anzupassen. Erfahrungsgemäß nehmen diese Prozesse einen längeren Zeitraum in Anspruch, gerade weil alle Abteilungen eingebunden werden müssen. Die anstehenden Veränderungen sollten zum Auf- bzw. Ausbau eines wirksamen Tax Compliance Management Systems genutzt werden. Dieses System umfasst für alle Beschäftigten verpflichtende schriftliche Richtlinien und Verfahrensabläufe für steuerliche Themen, wie Fristen, Abrechnungsvorschriften und Dokumentationspflichten.

Die Steuergesetzgebung ist komplex. Beschäftigte müssen auch in komplexen Strukturen steuerlich relevante Sachverhalte richtig erkennen und an die zuständige Abteilung weiterleiten. Damit kann die Abgabe unvollständiger oder fehlerhafter Steuererklärungen durch die Verwaltung nie ganz ausgeschlossen werden. Leider geht die Finanzverwaltung vermehrt dazu über, bloße Berichtigungen von Steuererklärungen als Selbstanzeige zu werten, das heißt, sie unterstellt Steuerhinterziehung oder zumindest eine grob fahrlässige Steuerverkürzung. Damit birgt eine Berichtigung von ungewollten Fehlern ein strafrechtliches Risiko. Inzwischen hat die Finanzverwaltung sich zur Abgrenzung zwischen Berichtigungspflicht und Selbstanzeige geäußert. Danach kann bei Vorliegen eines funktionierenden Internen Kontrollsystems für Steuern ein Organisationsversagen in der Regel ausgeschlossen werden. Persönliche und finanzielle Haftungsrisiken lassen sich somit durch ein konzeptionell überzeugendes Tax Compliance Management System vermeiden.

Worauf es bei einem Tax Compliance Management System ankommt

Nachfolgend erfahren Sie, welche Anforderungen an ein wirksames Tax Compliance Management System gestellt werden und welche Bestandteile zu implementieren sind:

Kultur: Die öffentliche Verwaltung ist geprägt von der Kultur der Sorgfalt und Rechtstreue, die auch steuerliche Pflichten umfasst. Dies sollte deutlich werden. Der unbedingte Wille zur Einhaltung steuerlicher Anforderungen kann als Leitbild definiert und von Vorständen, Präsidenten oder Bürgermeistern an die Beschäftigten herangetragen werden.

Ziele: Basierend auf dem Leitbild kann ein Zielkatalog formuliert werden, der den Beschäftigten verdeutlicht, warum es für öffentliche Einrichtungen wichtig ist, steuerliche Pflichten einzuhalten. Steuernachzahlungen, Imageschäden oder Haftungsrisiken sollen somit vermieden werden.

Risiken: Um steuerliche Risiken zu identifizieren, können diese in einer Risiko-Kontroll-Matrix dargestellt werden – am besten nach Fachbereichen oder Prozessen gegliedert mit deren Relevanz und möglicher finanzieller Belastung.

Programm: Auf Basis festgestellter Risiken gilt es, konkrete Maßnahmen zu definieren und im Laufe des Projekts zu implementieren. Je nach Priorität erfolgt deren anschließende Umsetzung.

Organisation: Klare Verantwortlichkeiten festlegen – dies ist das Kernstück eines wirksamen Tax Compliance Management Systems. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die steuerrechtlichen Grundlagen aller Steuerarten in einem „Handbuch Steuern“ zusammenzufassen. Diese sollten allgemeinverständlich beschrieben sein, um ein grundsätzliches Verständnis der zu erledigenden Aufgaben zu schaffen. In einer „Dienstanweisung Steuern“ werden darauf aufbauend für alle Arbeitsschritte die Verantwortlichkeiten und Termine festgelegt. Um die Aufgabenerfüllung der einzelnen Fachbereiche zu erleichtern, bietet es sich an, diese um Checklisten oder andere Hilfsmitteln zu ergänzen. Bei großen Organisationen und Unternehmen ist eine Trennung nach operativen Fachbereichen und den steuerlichen Kernprozessen empfehlenswert.

Kommunikation: Es ist eine Informationsstrategie sowohl intern als auch gegenüber Dritten zu definieren.

Überwachung: Das Tax Compliance Management System sollte regelmäßig auf seine Wirksamkeit hin geprüft und aktualisiert werden. Ausreichende Dokumentation und eine systematische Kontrolle sind für alle Bestandteile des Systems unerlässlich.

Fazit

Die Einführung eines wirksamen Tax Compliance Management Systems stellt die öffentliche Hand noch immer vor große Herausforderungen. Die Einführung solch eines Systems ist jedoch unabdingbar und bringt klare Vorteile mit sich. Haftungsrisiken – persönlich und finanziell – lassen sich damit drastisch reduzieren. Die Umsetzung des neuen Umsatzsteuergesetzes (UStG) bietet gerade jetzt die Chance, diese gleich mit der Einrichtung beziehungsweise Optimierung eines Tax Compliance Management Systems zu verbinden. Dabei unterstützen wir Sie gerne.