Die Notwendigkeit einer Wirtschaftlichkeitsberechnung begründet sich aus dem § 7 Bundeshaushaltsordnung „Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, Kosten- und Leistungsrechnung“, allen Landeshaushaltsordnungen, sowie einer angestrebten fortwährenden Effizienzsteigerung. Laut dieser Bestimmungen sind für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Im Kontext der Digitalisierung betrifft dies klassischerweise Projekte für die Einführung neuer IT-Systeme, wie beispielsweise eines neuen ERP-Systems.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung solcher umfangreichen und zumeist langjährigen Einführungs- oder Transformationsprojekte die entsprechende Methodenkenntnis sowie praktische Erfahrungen aus ähnlich gelagerten Projekten erforderlich. Aus rein monetärer Sicht sind neue IT-System oftmals nicht vorteilhaft. Warum also ein neues IT-System einführen? Neben der monetären Betrachtung gibt es folgende Gesichtspunkte die zu beachten sind:

  • Der daraus resultierende qualitative Mehrwert – also der Nutzen
  • sowie gesetzliche Regelungen, deren Einhaltung das alte System ggf. nicht mehr gewährleisten kann.

Diesen Mehrwert des neuen IT-Systems oder der zu betrachtenden Maßnahme darzustellen und dadurch die hohen Einführungskosten nachvollziehbar zu rechtfertigen, ist das eigentliche Ziel von Kosten-/Nutzen-Analysen. Hierfür ist die Festlegung der Rahmenbedingungen sowie der konkreten Zielstellung erforderlich. Viele Verwaltungen sind sich ihrer Ziele und des angestrebten Vorgehens zur Umsetzung allerdings anfangs nicht bewusst. Soll ein neues IT-System angeschafft oder doch lieber das bestehende System erweitert werden, um die Ziele der Verwaltung erfüllen zu können? Ist die Verwaltung beziehungsweise das Rechenzentrum zur eigenständigen Systembetreuung in der Lage („on premises vs. cloud“)? Diese Fragen müssen Sie beantworten, um überhaupt die infrage kommenden Szenarien für eine zielführende und realistische Umsetzung auswählen zu können. Hier kann die Branchen- und Facherfahrung einer externen Unterstützung erforderlich sein, um Projekte vorzuplanen und in die Bahnen zu lenken, mit denen die Anforderungen erfüllt werden können.

Sind die entsprechenden Szenarien ausgewählt und bewertet, erfolgt im Anschluss die monetäre Bewertung der Szenarien. Es kann durchaus vorkommen, dass aufgrund eines geringeren Nutzens, abgeleitet aus den Zielen und Rahmenbedingungen, eine kostengünstigere Variante dennoch unterlegen ist. Eine Unterstützung in der Entscheidungsfindung sollte dabei eine obligatorische Leistung darstellen. Denn eine plausible Argumentationsstruktur ist in jedem Fall erforderlich, um die Umsetzung eines Projekts mit negativem Kapitalwert zu rechtfertigen.

Darüber hinaus dient die, selbstverständlich fortschreibungsfähig erstellte, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Überwachung der Kosten im Projektverlauf. Hierfür können beispielsweise Anleitungen zur Fortschreibung sowie ergänzende Dokumentation erstellt werden.

Praxishinweis

Sollten Sie gerade vor der Entscheidung stehen, ein neues IT-System in Ihrer Verwaltung einzuführen und benötigen Unterstützung bei der zu erstellenden Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, sprechen Sie uns gerne an. Wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam einen auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Projekt-Ansatz unter Berücksichtigung anerkannter Standards.