EU-Whistleblower-Richtlinie

Am 16. Dezember 2019 ist die EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft getreten. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern werden nun verpflichtet, ein Meldesystem zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen vorzuhalten. Hinweisgeber – sogenannte Whistleblower – müssen die Möglichkeit haben, Hinweise schriftlich, telefonisch oder persönlich abzugeben. Die verpflichteten Unternehmen und Gemeinden müssen dem Hinweisgeber den Eingang seines Hinweises innerhalb von 7 Tagen bestätigen, innerhalb von weiteren 90 Tagen müssen sie ihn zudem über die ergriffenen Maßnahmen informieren. Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers muss auf dessen Wunsch hin stets gewährleistet sein. Zudem sollen Whistleblower, die ihren Hinweis in gutem Glauben abgeben, zukünftig besser vor Diskriminierung geschützt werden, beispielsweise mittels erhöhter Beweispflichten des Arbeitgebers in einem Kündigungsschutzverfahren.

Das Hinweisgeberschutzgesetz

Die EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet die EU-Mitgliedsländer, den Inhalt der Richtlinie innerhalb von zwei Jahren in nationales Recht umzuwandeln. Um dieser Verpflichtung gerecht zu werden, hat die Bundesregierung nun einen ersten Entwurf des sogenannten Hinweisgeberschutzgesetzes auf den Weg gebracht. Dieser Entwurf nimmt die in der EU-Whistleblower-Richtlinie enthaltenen Vorgaben auf und erweitert sie teilweise noch: so sollen vom Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes zukünftig nicht nur Meldungen zu Verstößen gegen EU-Recht profitieren, sondern Hinweise zu jeglichen Gesetzesverstößen. Zudem wird gefordert, dass nur qualifiziertes Personal Hinweise von Whistleblowern entgegennehmen soll.

Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtungen

Compliance-Verstöße bergen erhebliche finanzielle Risiken und können die Reputation eines Unternehmens nachhaltig schädigen. Daher ist der sachgerechte Umgang mit Hinweisen auf Compliance-Verstöße von großer Bedeutung. Zudem drohen Unternehmen, die ihren Verpflichtungen aus dem zukünftigen Hinweisgeberschutzgesetz nicht nachkommen, Bußgelder von bis zu 100.000 Euro. Daher bedarf es interner Regelungen zur Vertraulichkeit von Hinweisgebern sowie zum Verfahren, wie eingegangene Hinweise zu handhaben sind. In diesem Zusammenhang ist auch die Vorgabe zu sehen, auf Unternehmensseite nur entsprechend qualifiziertes Personal einzusetzen.

Hinsichtlich der Frage, wie die Vorgaben im Übrigen in der Praxis umzusetzen sind, bleibt der Gesetzgeber im Vagen. Die Rede ist lediglich von „geeigneten Meldestellen“, wodurch sich die Frage stellt, welche Kriterien eine Meldestelle als geeignet qualifizieren. Als Möglichkeiten stehen im Allgemeinen der schriftliche (auch per E-Mail), der telefonische, der persönliche und der Kontakt über ein online-basiertes Meldesystem zur Verfügung. Um die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit gewährleisten zu können, muss die die Hinweise entgegennehmende Person von der Pflicht entbunden werden, gegenüber dem Unternehmen bzw. der Gemeinde die Identität des Hinweisgebers preiszugeben. Sofern der Hinweisgeber anonym bleiben möchte, können die gesetzlichen Informationspflichten wirksam nur über ein onlinebasiertes Hinweisgebersystem gewährleistet werden.

Im Übrigen erhöht sich die Komplexität der Anforderungen noch dadurch, dass das Hinweisgebersystem angemessen in die mit dem Compliance Management System verbundenen Prozesse eingebunden werden muss. Zudem werden nicht zuletzt in der Regel auch Rechte von Betroffenen berührt, mit der Konsequenz, auch die datenschutzrechtlichen Belange und Anforderungen beim Aufbau und Betrieb eines Hinweisgebersystems in Entscheidungen und Prozesse einbeziehen zu müssen.

Praxishinweis

Warth & Klein Grant Thornton verfügt über langjährige Erfahrung im Zusammenhang mit Hinweisgebersystemen, der Übernahme der Ombudsfunktion sowie in der Compliance Beratung, der Internen Revision, in der Durchführung interner Untersuchungen und in der arbeitsrechtlichen Beratung. Damit unterstützen wir unsere Mandanten bei sämtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit Hinweisgebersystemen.

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