Interview

Die Verwaltung im Griff mit Robotic Process Automation

Dr. Frank Hülsberg Dr. Frank Hülsberg

Im Gespräch mit dem Digital FutureCongress (DFC) verrät unser Experte Dr. Frank Hülsberg Neues zu den Themen Automatisierung von Verwaltungsprozessen, Digitalisierung im Mittelstand, Robotic Process Automation (RPA) und Effizienzsteigerungspotenziale.

DFC: Bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft denkt man in erster Linie nicht an das Thema Optimierung im Bereich Digitalisierung. Warum ist Warth & Klein Grant Thornton dennoch prädestiniert, mittelständische Unternehmen auf diesem Sektor zu unterstützen?

Dr. Frank Hülsberg: Zum einen haben wir uns auf Mandanten im Mittelstand fokussiert. Zum anderen verstehen wir die Prozesse in den Bereichen Rechnungswesen/Controlling, Steuern, Personal, Einkauf und Vertrieb, die besonders hohes Potenzial für digitale Lösungen bieten. Und schließlich gehen wir besonders sorgsam mit den Daten unserer Mandanten zum – Datenschutz und IT-Sicherheit sind für uns hohe Ziele.

DFC: Der demografische Wandel und die gestiegenen Anforderungen an die Mitarbeiter erfordern eine immer effizientere Aufgabenerfüllung. Warum sind gerade Prozesse in der Verwaltung dafür geeignet, automatisiert zu werden, um so die Effizienz zu steigern?

Dr. Frank Hülsberg: Viele Verwaltungsprozesse zeichnen sich durch eine hohe Anzahl sich häufig wiederholender, auf einfachen Regeln basierender Vorgänge aus, die kein oder geringes menschliches Ermessen erfordern. Ein Beispiel ist die Übertragung von Daten, etwa aus verschiedenen Quellen, in ein digitales Formular oder eine Datenbank. Solche Vorgänge sind wie gemacht für eine Lösung mittels RPA, die diese Tätigkeiten automatisiert ausführt. Aufgrund der Automatisierung einfacher (Routine-) Tätigkeiten werden die Mitarbeiter entlastet und können sich dementsprechend verstärkt auf Tätigkeiten mit einer höheren Wertschöpfung konzentrieren. Zugleich kann so den drohenden Personalengpässen im Zuge des demografischen Wandels entgegengewirkt werden.

DFC: Gerade mittelständische Unternehmen sind im Bereich der Digitalisierung oft noch sehr zurückhaltend. Wie nehmen Sie im Moment insgesamt die Bereitschaft wahr, Veränderungsprozesse tatsächlich anzugehen?

Dr. Frank Hülsberg: Einsicht und Investitionswille sind beim Mittelstand vorhanden – was fehlt, sind oftmals schlichtweg ausreichend fachliche Kompetenzen und die Abschätzung, ab wann sich eine Digitalisierung eines Prozesses lohnt. Gleichzeitig ist die Liste der noch umzusetzenden Projekte (neues ERP-System, DMS-System etc.) teilweise recht lang, sodass personelle und monetäre Ressourcen über Jahre hinweg gebunden werden. Viele Unternehmen wissen schlichtweg nicht, wo Sie anfangen sollen.

DFC: Die Überschrift “Robotic Process Automation” klingt verlockend. Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für ein Unternehmen, das seine Prozesse wirklich automatisieren möchte und wie kann RPA hier helfen?

Dr. Frank Hülsberg: Die wichtigste Botschaft lautet: „Fangen Sie an!“. RPA ist der ideale Einstieg in die Prozessautomatisierung, da die Investition für kleinere Projekte unter TEUR 2 liegt und Effizienzsteigerungen direkt sichtbar und messbar sind. Sie sollten sich nur zu Beginn überlegen, mit  welcher Software-Lösung sie arbeiten wollen.

DFC: Am Ende des Prozesses steht natürlich immer der Wunsch nach Kosteneinsparung und Erhöhung der Effizienz. Können Sie uns ein instruktives Beispiel nennen, bei dem sich auch messbare Ergebnisse haben erzielen lassen?

Dr. Frank Hülsberg: Ein schönes Beispiel ist die Implementierung eines Buchungsroboters im Forderungsmanagement bei einem börsennotierten Immobilienunternehmen. Die vorherigen einzigen automatischen Verrechnungen fanden bei Zahlungseingängen durch Lastschriftverfahren über den SAP-Standard statt sowie durch den automatischen Nullsaldenausgleich. Dieser kommt bei Daueraufträgen und Überweisungen zum Einsatz, bei denen das Konto nach Verrechnung von offenen Forderungen mit betragsmäßig identischen Zahlungseingängen einen Nullsaldo aufweist. Bei einer Über- oder Unterzahlung funktioniert der automatische Nullsaldenausgleich nicht.

Insgesamt wurde daher nur ein Bruchteil der Überweisungen und Daueraufträge automatisch verrechnet (~10 Prozent Automatisierungsgrad). Mit der Einführung des Buchungsroboters wurde der automatische Nullsaldenausgleich obsolet. Der Buchungsroboter bildet sämtliche Buchungsregeln des Forderungsmanagements ab und verarbeitet die Zahlungseingänge wie Überweisungen und Daueraufträge vollautomatisiert. Der Automatisierungsgrad liegt nach der Implementierung deutlich über 80 Prozent.

DFC: Wagen wir einen Blick in die Zukunft. Wo geht Ihrer Meinung nach die Reise im Bereich Prozessautomatisierung, vor allem RPA, hin?

Dr. Frank Hülsberg: Um auch Tätigkeiten zu automatisieren, die komplex und weniger strukturiert sind, ist es notwendig, Roboter durch künstliche Intelligenz mit weitreichenden analytischen Fähigkeiten auszustatten. Daraus folgt, dass sich durch den Einsatz intelligenter Technologien Prozesse und die damit zusammenhängenden Aufgaben der Mitarbeiter signifikant verändern. Bisher sind aber auch intelligente Roboter durch die Auswertung riesiger Datenmengen limitiert und können die Aufgabe eines Menschen nur ausüben, wenn diese Datenmengen eine entsprechende Lösung liefern.

Intelligente Roboter sind jedoch keine Zukunftsvision, sondern Teil bereits aktuell bestehender Lösungen: So können unsere Roboter beispielsweise  im Rechnungseingangsprozess Rechnungsinhalte intelligent auslesen, verifizieren, zur Freigabe weiterleiten und vorkontieren. Auch wenn es um die Aktivierung von Vermögensgegenständen und die  Bestimmung der dazugehörigen Nutzungsdauer geht, kann ein intelligenter Roboter erheblich zur Entlastung der Mitarbeiter beitragen.

DFC: Es bleibt also noch viel zu tun. Ich bedanke mich  für das aufschlussreiche Interview und wünsche Ihnen nun viel Erfolg am 14. Februar 2019 bei  Ihrem Auftritt in der Messe Frankfurt beim Digital FUTUREcongress.