Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer beziehungsweise der Arbeitnehmerin ein betriebliches Kraftfahrzeug dauerhaft zur Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, so muss der Mitarbeiter beziehungsweise die Mitarbeiterin diesen geldwerten Vorteil versteuern. Der Arbeitgeber kann hierzu die monatliche Zuschlagsregelung des § 8 Absatz 2 Satz 3 EStG, die sogenannte 0,03%-Regel (auf das Kalenderjahr hochgerechnet 3,6%), anwenden oder die Einzelbewertung mit 0,002% vom Bruttolistenpreis pro dokumentierte Fahrt. Während der Corona-Pandemie ist die Tätigkeit im Homeoffice für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zur Normalität geworden. Die 0,03%-Regel hat daher zu einer Übermaßbesteuerung geführt, sofern der Arbeitnehmer beziehungsweise die Arbeitnehmerin weniger als 180 Fahrten (180 x 0,002% entspricht 3,6%) im Kalenderjahr vorgenommen hat. Bei Wahl der 0,03%-Regel fand diese nach bisheriger Auffassung der Finanzverwaltung auch Anwendung für volle Kalendermonate, in denen das Fahrzeug tatsächlich nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wurde.
Die Lohnsteuerreferatsleiter haben nun klargestellt, dass eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs (Wechsel von der 0,03%-Regelung zur Einzelbewertung oder umgekehrt für das gesamte Kalenderjahr) jedoch grundsätzlich möglich ist. Das bedeutet: Wenn der Arbeitgeber zunächst mit 0,03% vom Bruttolistenpreis abrechnet und der Arbeitnehmer beziehungsweise die Arbeitnehmerin aber die einzelnen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte aufzeichnet und nachweisen kann, ist eine rückwirkende Korrektur für das gesamte Jahr auf Basis der 0,002%-Regelung in der Gehaltsabrechnung möglich. Es ist dann eine Rückrechnung vorzunehmen. Der Arbeitgeber muss in diesen Fällen aber das gesamte Jahr mit der Einzelbewertung abrechnen. Ein unterschiedlicher Ansatz der Bewertungsmethoden für die jeweiligen Monate ist nicht möglich. Der Arbeitnehmer beziehungsweise die Arbeitnehmerin muss die einzelnen Fahrten im Rahmen der Einzelbewertung dokumentieren und aufzeichnen. Diese müssen zum Lohnkonto genommen werden.
Bisher musste der Arbeitnehmer die günstige Regelung in der Einkommensteuererklärung beantragen. Die Neuregelung bietet nun zwei Vorteile:
Durch die Berücksichtigung in der Gehaltsabrechnung sinkt nicht nur die steuerliche Belastung. Auch das sozialversicherungsrechtliche Entgelt ist bei Ansatz der 0,002%-Regel niedriger. Arbeitgeber sollten zudem berücksichtigen, dass die lohnsteuerliche Bemessungsgrundlage Auswirkungen auf die abzuführende Umsatzsteuer aus der Firmenwagengestellung hat. Ein geringerer geldwerter Vorteil reduziert damit auch die Umsatzsteuer. Diesen positiven Effekten steht allerdings ein erhöhter Dokumentationsaufwand gegenüber.
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