Tax Compliance Management

Von der Prozessaufnahme und Risikoanalyse zum TCMS

Dr. Hendrik Breimann Dr. Hendrik Breimann

Die Errichtung von Tax Compliance Management Systemen (TCMS) erfolgt mittlerweile in einem üblichen Ablauf von Risiko- und Prozessanalyse der bestehenden Situation im Unternehmen (Ist-Analyse), der Identifikation der darin liegenden Schwachstellen, dem Aufzeigen von Vorschlägen zu deren Beseitigung oder Reduktion auf ein vertretbares Maß (Soll-Konzeption) und deren Implementierung in einem letzten Schritt.

Hierbei haben sich standardisierte Risiko-Kontroll-Matrizen etabliert, welche insbesondere die Ist- Analyse erleichtern, wenn im Vorfeld die richtigen Ansprechpartner für die Prozesse auf der operativen Ebene identifiziert wurden.

Das Vorhandensein von Vorlagen darf allerdings nicht zu einer Sorglosigkeit im Hinblick auf mögliche Schwachstellen führen. Jedes Unternehmen hat individuelle Risiken und Prozesse, die es sauber herauszuarbeiten gilt, damit das TCMS später zum Unternehmen passt und nicht der umgekehrte Weg gewählt wird. Daher erfordert die Risikoanalyse im Vorfeld regelmäßig eine Befassung mit der Risikosituation, zum Beispiel auf Basis vorhandener Betriebsprüfungsberichte, aber auch die Diskussion mit den handelnden Personen. Die dabei identifizierten Risikofelder sind in die Risiko-Kontroll-Matrizen einzufügen.

Bei der Beseitigung der Schwachstellen haben sich zahlreiche Kontrolltypen herausgebildet, welche jeweils detektivisch oder präventiv sind und manuell oder automatisch ablaufen.

Hierbei sind insbesondere die Richtlinien zu erwähnen, die, abgesehen von der (Konzern)-Steuerrichtlinie selbst, über Richtlinien zur Formalisierung von Schnittstellen (Einbeziehungsrichtlinien) und fachlichen Richtlinien (etwa Lohnsteuerrichtlinie) reichen. Praktische Erfahrung bei der Abfassung solcher Richtlinien führt hierbei zu einer sehr erheblichen Reduktion des Arbeitsaufwandes und zur Beschleunigung der Verabschiedung.

Auf der anderen Seite ist die Automatisierung des Kontrollumfelds zu nennen. Neben mittlerweile weit verbreiteten Tools zur detektivischen Nachkontrolle steuerrelevanter Sachverhalte, wird insbesondere auf der präventiven Seite eine Verbesserung in Form der Automatisierung der Steuerfindung angestrebt. Hierbei sei die Automatisierung der Umsatzsteuerfindung im ERP-System als erheblich risikoreduzierende Maßnahme erwähnt. Allen toolbasierten Lösungen ist aber eins gemeinsam: Das Tool an sich ist nur eine Hülle, die auf den konkreten Lebenssachverhalt im Unternehmen angepasst und wiederkehrend auf Aktualität und die korrekte Funktionsweise hin überprüft werden muss.

Zu guter Letzt muss das entwickelte Kontrollsystem aber auch mit Leben gefüllt werden, damit es nicht zu einer Schubladenlösung verkommt. Nur wenn alle an den Kontrollprozessen beteiligten Personen die ihnen zugewiesen Kontrollen auch tatsächlich durchführen und leben bzw. die angeschafften Tools mit den für deren Funktion notwendigen Informationen füllen, kann das Ziel des TCMS, nämlich die Vermeidung von Fehlern durch Kontrollen, auch erreicht werden.

Von der theoretischen Lösung zum lebenden System zu kommen zeigt sich hierbei in den Unternehmen häufig als die größere Herausforderung als die Entwicklung des Systems an sich.

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