Die Umstellung der bestehenden ERP Systeme auf SAP S/4HANA bietet Anwendern im öffentlichen Bereich große Chancen. Worauf Sie achten sollten.

SAP ERP wird mit allen Modulen, wie etwa für Rechnungswesen, Beschaffung und Personal noch bis Ende 2027 durch SAP unterstützt und durch S/4HANA als neue Version abgelöst. S/4HANA ist bereits in den Bereichen Rechnungswesen und Beschaffung seit einigen Jahren auf dem Markt und somit praxiserprobt. Ende 2022 soll auch die neue Version für die Personalverwaltung und -abrechnung sowie den Stellenplan (Organisationsmanagement) folgen.

Alle SAP-Nutzer stehen somit vor der Herausforderung, in den nächsten sechs Jahren ihre bestehenden SAP ERP-Systeme auf S/4HANA zu migrieren. Aufgrund der neuen Funktionalitäten insbesondere durch die HANA-Datenbank, die neuen Benutzeroberflächen (FIORI) sowie weiterer Vereinfachungen ist die Migration kein technisches Update, sondern ein Umstellungsprojekt. Die ERP-Systeme sind inzwischen oft mehr als 20 Jahre im Einsatz und wurden meist auf die individuellen Erfordernisse der einzelnen Kunden angepasst. Eine einfache Migration in den SAP-Standard ist schon daher unrealistisch.

Die Redewendung „aus der Not eine Tugend machen“ wirft nun die Frage auf, mit welchem Ziel auf S/4HANA umgestellt werden soll? Es bietet sich an, die erfolgreichen Anpassungen mit den Modernisierungen aus S/4HANA zu kombinieren und ein erneuertes System für die nächsten 20 Jahre zu entwerfen. Hierzu zählt auch, sich von Funktionalitäten und Abläufen zu trennen, die sich nicht bewährt haben. Oft wurden SAP-Systeme bei der Einführung in den Abläufen angepasst, damit die Veränderungen zu den vorher eingesetzten IT-Systemen nicht zu groß sind. In diesem Bereich sind immer wieder „Trennungskandidaten“ zu finden. Im Zeitverlauf wurden die SAP-Systeme beispielsweise um Funktionalitäten zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen, Online-Kataloge im Beschaffungswesen mit Freigabe-Workflows und Dokumentenmanagement-Systeme ergänzt.

Mit S/4HANA bietet sich jetzt die Chance, alle administrativen Prozesse noch einmal auf ihren Digitalisierungsgrad zu hinterfragen, gegebenenfalls anzupassen und auf eine einheitliche technische Basis sowie eine einheitliche Benutzerführung umzustellen. Ganz im Sinne der oben genannten Redewendung gilt: Nutzen Sie die Chance zur Digitalisierung! Hinterfragen Sie die bestehenden Prozesse und vereinheitlichen Sie die technische Basis für Workflows, die Dokumentenverwaltung und integrieren Sie mobile Geräte.

Ein erster Schritt in Richtung S/4HANA sollte daher eine kurze Bestandskritik sein, also die Prüfung, was hat sich bewährt hat und was nicht, sowie die Formulierung eines Zielbildes. Das Zielbild beschreibt, welche Prozesse und Funktionalitäten in digitaler Form abgebildet werden.

Beispiel: Durch die Notwendigkeit der Einführung der e-Rechnung wurden die Prozesse der Rechnungsgenehmigung und Zahlungsfreigabe digital in SAP oder auch in Drittprodukten umgesetzt. Auch die Online-Shops mehrerer Lieferanten stehen im Intranet zur Verfügung, jedoch ohne Budgetprüfung und Freigabeprozess vor der Bestellung. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wird für die Vertragsverwaltung genutzt und auch der Dienstreiseantrag läuft über eine elektronisches Formularsystem. Solche oder ähnliche Situationen finden wir bei Mandanten vor. Unsere Berater für den öffentlichen Bereich entwickeln mit den Verantwortlichen ein Zielbild, in dem digitale einheitliche Freigabeprozesse, SelfServices im Personalbereich sowie ein einheitliches DMS für alle Anwendungszwecke nur beispielhafte Bausteine der digitalen SAP-Strategie sind. Diese zeichnet, kombiniert mit einer kapazitiven und zeitlichen Umsetzungsplanung, die insbesondere die Kapazitäten zur Mitwirkung berücksichtigt, den Weg zum S/4HANA-System. Diese Schritte begleiten unsere Berater auch als externe Projektsteuerer zur Sicherung des Projekterfolges.

Praxishinweis

Stehen Sie gerade vor der Planung Ihres SAP S/4HANA-Projekte und benötigen externe Unterstützung? Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie gerne und entwickeln mit Ihnen gemeinsam einen auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Projektansatz.

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