Das Thema „Agiles Projektmanagement“ gewinnt in der öffentlichen Verwaltung zunehmend an Bedeutung. In öffentlichen Ausschreibungen wird diese Art der Projektsteuerung immer häufiger nachgefragt. Wir erläutern Ihnen, warum es jedoch im öffentlichen Bereich oftmals Hemmnisse in der Umsetzung gibt und wie man diesen begegnet.
Die agile Art des Projektmanagements unterscheidet sich vom bislang üblichen Vorgehen in vielerlei Hinsicht. Von besonderer Bedeutung ist die stärkere Fokussierung in personeller Hinsicht (über interdisziplinäre, eigenverantwortliche Teams) und in Bezug auf die zeitliche Taktung (in Form sich wiederholender und auf maximal vier Wochen begrenzter „Sprints“). Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal sind die integrierten, regelmäßigen Nachbesprechungen mit Blick auf das Zwischenergebnis und die Art der Zusammenarbeit.
Stimmen die Voraussetzungen, eröffnen sich auch in der Verwaltungspraxis deutliche Vorteile. Diese betreffen sowohl die Qualität der im Projektverlauf immer wieder auch aus Kundensicht überprüften (Zwischen-)Ergebnisse als auch die Geschwindigkeit, die Transparenz und die Reaktionen auf unvorhergesehene Veränderungen.
Warum aber kommt agiles Projektmanagement nicht viel häufiger zum Einsatz? Praxiserfahrungen zeigen, dass es vor allem an den oben genannten Rahmenbedingungen liegt. Zu unterscheiden sind dabei die verwaltungsinternen Voraussetzungen von den Regelungen zur Zusammenarbeit mit Dritten. Intern bedarf es einer klaren Haltung seitens der Führungskräfte, die dafür sorgen müssen, dass die Zusammensetzung der Teams, deren Entscheidungsbefugnis und zeitliche Einsatzplanung ein wirklich agiles Arbeiten erlaubt. Bei der Beauftragung Dritter sind kluge Vertragsmodelle gefragt, die verbindliche Regelungen zu den erwarteten Ergebnissen, den benötigten Ressourcen und zu den zeitlichen Vorgaben setzen, innerhalb dieses Rahmens jedoch genügend Freiraum für ein agiles Projektmanagement lassen.
Stehen Sie gerade vor der Entscheidung, ob beziehungsweise wie „agil“ Sie Ihr nächstes Projekt planen und steuern? Wir haben zu diesem Thema ein Webinar durchgeführt, indem wir vertiefend auf die oben genannten Fragestellungen eingehen und das wir aufgrund der positiven Resonanz im September 2021 erneut anbieten werden. Bei Interesse kommen Sie bitte auf uns zu.
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