Die Umsetzung der Digitalisierungsvorgaben von EU, Bund und Ländern für öffentliche Auftraggeber hat im Jahr 2020 einen großen Schub erhalten. Die Notwendigkeit, über das Homeoffice den Betrieb der einzelnen Verwaltungsbereiche aufrechtzuerhalten, hat viele Kommunen, Landesverwaltungen, Hochschulen und Forschungseinrichtungen neue, kreative Wege einschlagen lassen.
Unter den einzelnen, normativen Vorgaben zur Digitalisierung ist die Pflicht zur elektronischen Rechnungsverarbeitung (XRechnung) schon fast ein Klassiker, der zu Beginn des Jahres 2021 eine turnusmäßige Novellierung erfahren hat. Die Änderungen der XRechnung in der Version 2.0.1 umfassen punktuelle Korrekturen von Geschäftsregeln (unter anderem BR-DE-16) sowie kleinere Anpassungen. Diese sind bis zum 1. Juli 2021 umzusetzen.
Viel entscheidender als die Novellierung des Standards ist jedoch die Pflicht des Auftragnehmers, seit November 2020 selbst eine solche XRechnung auszustellen. Dadurch wird die Grundlage geschaffen, den Anteil elektronischer Rechnungen in der öffentlichen Hand signifikant zu erhöhen.
Auch mit der Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber wird der Anteil von Papierrechnungen beziehungsweise von Rechnungen im PDF-Format über die nächsten Jahre weiterhin hoch bleiben. Hinzu kommt, dass ein signifikanter Anteil der Rechnungen weiterhin den Tatbestand der Bagatellbeschaffung erfüllt, die den Lieferanten von der Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung befreit.
Es ist somit umso wichtiger, sich mit der Digitalisierung aller Rechnungen zu beschäftigen, um einen einheitlichen Rechnungsbearbeitungsprozess zu ermöglichen. Dabei können keine industriellen Maßstäbe angelegt werden, denn die eigentliche Veränderung endet nicht mit dem Empfang der Rechnung, sondern beginnt mit deren Bearbeitung, Richtigzeichnung, Anordnung und Zahlung.
Praxishinweis
Sollten Sie im Rahmen der Vorbereitung und Implementierung der elektronischen Rechnungsbearbeitung Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns gern an.
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