Digitalisierung

So optimieren Mittelständler ihre internen Prozesse

Dr. Frank Hülsberg Dr. Frank Hülsberg

Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet immer unaufhaltsamer voran, getrieben von  Rechenleistung, Datenverfügbarkeit und künstlicher Intelligenz. Suchmaschinen und soziale Netzwerke als neue Informationsplattformen und neue Absatzkanäle wie etwa Amazon oder Zalando werden oft als Gefahr für das eigene Geschäftsmodell gesehen. Doch trotz dieser Herausforderung gilt: Digitalisierung ist weniger Gefahr, sondern vielmehr eine große Chance. Nachdem DAX- und andere Großunternehmen Digitalisierungsabteilungen mit teils mehreren Hundert Mitarbeitern eingerichtet haben, prüfen jetzt auch Deutschlands Mittelständler zunehmend eigene Digitalisierungsstrategien.

Digitale Prozessoptimierung in mittelständischen Unternehmen

Dabei ist in den meisten Fällen nicht notwendig, das Geschäftsmodell komplett zu modifizieren. Viel sinnvoller ist es, die einzelnen Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren (und damit einhergehend zu automatisieren) und so effizienter zu gestalten. Die Digitalisierung der Prozesse sollte dabei nicht als Reihe von einzelnen Projekten erfolgen, sondern als ganzheitliche Strategie in allen Bereichen des Unternehmens implementiert werden. Sie sollte entlang der Wertschöfpungskette erfolgen und sorgfältig geplant werden. Dies ist dabei nicht als Kostenfaktor zu sehen, sondern kann in erheblichem Maß zu Kosteneinsparungen führen.

Beginnend mit einer Optimierung der Eingangslogistik können zum Beispiel Bedarf, Zeitpunkt und Qualität von Lieferungen mit den Lieferanten besser abgestimmt werden, wobei auch Elemente zur Preisreduktion (automatischer Lieferantenvorschlag, Preisvorhersage/-elastizität) mit eingebettet werden. In der Produktion kann durch eine weitere Automatisierung der Produktionsplanung und Anlagenbestückung die Rentabilität der Produktion etwa von Kleinstmengen erhöht werden. Die Folge: Das Unternehmen kann ohne zusätzliche Kosten auch auf individuelle Kundenwünsche eingehen. Des Weiteren verringern sich Kosten für die Wartung und Instandhaltung durch die Implementierung von Defect-Trackingsystemen und Predictive-Maintenance-Systemen. Im Marketing und Vertrieb können neue Kanäle genutzt werden, um Kunden zu erreichen. Durch gezieltes Online und Direkt-Marketing, sowie eine individuellere Kundenpflege in den After-Sales-Services werden neue Beziehungen aufgebaut und Bestandskunden an das Unternehmen gebunden. So können beispielsweise Churn-Prediction-Modelle auf Basis von Kundendaten vorhersagen, ob ein Kunde zu einem Wettbewerber wechseln möchte und entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Ein weiterer Bereich, der ein hohes Optimierungspotenzial bietet, ist die Verwaltung. Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Controllings, der Buchhaltung oder etwa der Personalverwaltung können Einsparpotenziale realisiert werden; ein Nebeneffekt ist die die Erfüllung von Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung, die etwa bei Auskunfts- und Löschpflichten viele Unternehmen in den bisherigen Abläufen vor kaum lösbare Probleme stellt.

Hinzu kommt: Die Anforderungen der Kunden an mittelständische Unternehmen sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. So wird ein reibungsloser Online-Bestellvorgang, eine individuelle Beratung, beinahe durchgängige Verfügbarkeit und ein auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittenes Produkt erwartet. Zudem sollte das Unternehmen auf allen Kanälen schnell und flexibel auf Kundenwünsche reagieren können, was eine Verfügbarkeit und Synchronisation aller Daten für alle Kontaktmöglichkeiten wie persönlicher oder telefonischer Kontakt, Portale, E-Mails und automatische Schnittstellen erfordert (Omni Channel Management).

Hindernisse für eine erfolgreiche Digitalisierung sind oftmals fehlende Normen und Standards, hohe Komplexität und Investitionskosten, Ressourcenknappheit, Fragen der IT-Sicherheit, sowie eine nicht ausreichende Informations- und Kommunikationsinfrastruktur. Um diese Hürdenzu überwinden und eine erfolgreiche Implementierung digitaler Systeme zu gewährleisten, ist die Unterstützung von externen Experten hilfreich. Die neu gegründete Abteilung Warth & Klein Grant Thornton Digital Center unter der Leitung von Dr. Florian Scheriau setzt sich aus einem Expertenteam zusammen und betreut Firmenrund um das Thema Digitalisierung. Der Vorteil für das Unternehmen ist hierbei die ganzheitliche Unterstützung bei Planung, Implementierung und Sicherung von digitalen Systemen.

Herausforderungen und Hindernisse sollten jedoch nicht abschrecken: Die Ressourcen mittelständischer Unternehmen werden durch die Digitalisierung von Prozessen langfristig effizienter genutzt und die individuelle Belastung der Mitarbeiter gesenkt. Zudem wird ein höheres Maß an Schnelligkeit und Flexibilität ermöglicht, was zu Wettbewerbsvorteilen führt. Die Digitalisierung eines Unternehmens ist jedoch nicht mit der Einrichtung digitaler Systeme abgeschlossen, sondern muss sich fortlaufenden Kontrollen und Optimierungen unterziehen. So kann der Return on Invest einer Digitalisierung durch Prozesskennzahlen vor und nach der Implementierung betrachtet werden. Bei einer teilweise oder nicht optimal durchgeführten Digitalisierung besteht nicht nur die Gefahr, dass die erwarteten Effizienzsteigerungen ausbleiben, sondern es können sogar erhebliche Schäden  entstehen. Vor allem die IT-Sicherheit und ein Bewusstsein für Compliance müssen daher sowohl auf der Führungsebene, als auch bei den einzelnen Mitarbeitern gewährleistet sein und fortlaufend kontrolliert werden. Dies sollte sowohl intern, als auch durch unabhängige externe Partner, wie das Warth & Klein Grant Thornton Digital Center, geprüft werden.

Fazit

Die Digitalisierung ist Chance und Herausforderung zugleich. Richtig umgesetzt kann sie Prozesskosten senken, neue Kapazitäten schaffen, die Kundenbindung intensivieren und das Arbeitsklima verbessern. Wird die Digitalisierung jedoch nicht fortlaufend kontrolliert und optimiert, kann es zu Störungen und Ausfällen kommen, die im schlimmsten Fall zu Lieferausfällen durch Sicherheitslücken oder Reputationsverlust und Wettbewerbsnachteile durch Datendiebstahl führen.