A1-Bescheinigung

So vermeiden Sie Probleme bei Auslandseinsätzen

Marco Schader Marco Schader

Werden Arbeitnehmer geschäftlich im Ausland tätig, können neben den sozialversicherungstechnischen Beitragspflichten in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig werden. Durch die so genannte A1-Bescheinigung kann der Arbeitnehmer in einem EU/EWR-Staat sowie in der Schweiz nachweisen, welches Sozialversicherungssystem für ihn zuständig ist. Damit wird vermieden, dass Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Mitgliedstaaten (zuzüglich Schweiz, Liechtenstein, Norwegen und Island) anfallen.

Seit Beginn dieses Jahres ist das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren für Arbeitgeber und die am Verfahren beteiligten Stellen verpflichtend. Nur in begründeten Einzelfällen können Arbeitgeber bis zum 30. Juni 2019 Anträge weiterhin in Papierform stellen. Die Umstellung auf das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren hat dazu geführt, dass die europäischen Sozialbehörden sich des Themas zuletzt wieder vermehrt angenommen haben.

Aktuell vermehrte Festsetzung von Gebühren und Geldstrafen

Eine Herausforderung ist für viele Arbeitgeber die Tatsache, dass die A1-Bescheingiung nicht nur bei längerfristigen Entsendungen sondern für jedes Meeting, jeden Workshop und selbst beim Tanken während der Dienstzeit im betroffenen Ausland durch den Arbeitnehmer vorzuweisen ist. Eine zeitliche Toleranzgrenze ist  nicht vorgesehen.

Wird die A1-Bescheinigung auf einer Geschäftsreise im betroffenen Ausland nicht mitgeführt und der Reisende zum Nachweis aufgefordert, können

  • Geldbußen in Höhe von bis zu 10.000 Euro (zum Beispiel Österreich) festgesetzt,
  • der Zutritt zu Firmen- oder Messegeländen verweigert oder
  • die Sozialversicherungsbeiträge nach dem Recht des Aufenthaltslandes sofort eingezogen werden.

Insbesondere in Österreich und Frankreich nehmen aktuell nach unseren Erfahrungen die Prüfungen zu.

Praxishinweis

Um Bußgelder zu vermeiden und um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer, auch wenn sie nur kurze Geschäftsreisen in einen anderen EU/EWR-Staat oder die Schweiz antreten, unproblematisch Zutritt zu Arbeitsplätzen erhalten, muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass die A1-Bescheinigungen vor Antritt der Dienstreise beantragt und vom Reisenden mitgeführt werden. In manchen Ländern wird jedoch seitens der dortigen Behörden von einer Geldbuße abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor der Entsendung beantragt wurde. Insoweit empfehlen wir, dass der Arbeitnehmer den entsprechenden Antrag als Nachweis mit sich führt.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Antragsstellung für den Verbleib der im Ausland tätigen Mitarbeiter im deutschen Sozialversicherungssystem und helfen Ihnen somit, Ressourcen einzusparen sowie eine zeitnahe Beantragung sicherzustellen. In Zusammenarbeit mit unserem Grant Thornton Netzwerk können wir für Sie sicherstellen, dass Sie weitere Compliance-Anforderungen im Ausland erfüllen (etwa die Beantragung von Limosa-Bescheinigungen in Belgien). Darüber hinaus unterstützen wir Sie gemeinsam mit unseren Grant Thornton Verbundpartnern dabei, die durch die Mitarbeitertätigkeit im Ausland entstehenden steuerlichen Risiken zu erkennen und zeigen Ihnen zielführende Handlungsoptionen auf.

Ausblick

Aktuell scheint die Europäische Union diese Thematik erkannt zu haben und an einer Überarbeitung der Verordnung zu arbeiten. Demnach könnten Arbeitnehmer zukünftig bei kurzen Geschäftsreisen nicht mehr zur Beantragung einer A1-Bescheinigung verpflichtet sein. Die genaue Ausgestaltung sowie der erstmalige Anwendungszeitpunkt sind jedoch noch nicht final. Wir empfehlen aber bis zum Inkrafttreten der Verordnung weiterhin bei Dienstreisen in das EU/EWR-Staat oder die Schweiz eine A1-Bescheinigung zu beantragen.