Digitalisierung

Wie ein Roboter das Forderungsmanagement revolutioniert

Dr. Frank Hülsberg Dr. Frank Hülsberg

Die LEG Immobilien AG zählt mit über 130.000 Mietwohnungen zu den führenden Immobilien-Unternehmen in Deutschland. Im Interview stellt Katja Stiefenhöfer, Leiterin des Forderungsmanagements, vor, warum die traditionsreiche Immobilienbranche und das Thema Digitalisierung aus Ihrer Sicht perfekt zusammenpassen und wie ein Buchungsroboter das Forderungsmanagement revolutioniert.

Die LEG entstand, damals noch als Landesentwicklungsgesellschaft, bereits 1970. Wie passen ein traditionsreiches Unternehmen wie die LEG und das Thema Digitalisierung zusammen?

Katja Stiefenhöfer: Ganz wunderbar! Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde und auch die LEG hat sich dem Thema Innovations-Management bereits seit 2 Jahren durch Einführung eines eigenen Bereiches gestellt. Dabei nutzen wir die Digitalisierung, um unseren Mietern einen verbesserten und breit gefächerten Service rund um unser Kerngeschäft, die Vermietung von Wohnungen, anbieten zu können. Wir haben aber auch verstanden, dass die Digitalisierung uns hilft, Arbeitsabläufe innerhalb der LEG zu optimieren und unsere Prozesse noch einfacher, schneller und besser zu machen.

Warum ist gerade die Immobilienbranche für Digitalisierung und Automatisierung geeignet?

Katja Stiefenhöfer: Die Immobilienbranche zeichnet sich, gerade bei Unternehmen mit einem entsprechend großen Wohnungsbestand, durch eine hohe Anzahl sich häufig wiederholender, auf einfachen Regeln basierender Vorgänge aus, die kein menschliches Ermessen erfordern. Ein Beispiel ist die Übernahme von geänderten Bankverbindungen und anderen Stammdaten in unser System. Solche Vorgänge sind wie gemacht für eine Lösung mittels Robotic Process Automation (RPA), also einer Software-Lösung, die diese Tätigkeiten von den Schultern der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nimmt und für sie ausführt. RPA-Lösungen arbeiten immer nach dem gleichen Schema und im wahrsten Sinne des Wortes über Nacht. Damit können wir uns auf das Fokussieren, was für unser Geschäft wesentlich ist: den persönlichen Kontakt zum Mieter.

Seit kurzem setzen Sie im Forderungsmanagement einen „Buchungsroboter“ ein. Was können wir uns hierunter vorstellen?

Katja Stiefenhöfer: Neben unserer eigentlichen Tätigkeit, der Abstimmung offener Zahlungsbeträge mit unseren Kunden und Vereinbarung von Ausgleichsvarianten, gehören auch die Kontenpflege und die Verrechnung der Zahlungseingänge mit den monatlich entstehenden Forderungen zu unseren Aufgaben. Konkret heißt das: Mieterkonto und entsprechenden Kontoauszug öffnen, Verwendungszweck interpretieren, die zugehörige Forderung identifizieren und mit dem Zahlungseingang verrechnen. Dieser Vorgang wiederholte sich monatlich mehrere zehntausend Mal, ist aber nicht wertschöpfend in der Klärung offener Forderungsbestände bei den Kunden. Zudem können Sie sich vorstellen, dass eine sich ständig wiederholende Tätigkeit keine große Herausforderung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darstellt. Diese Aufgabe übernimmt nun der Buchungsroboter. Jede Nacht prüft er die neuen Zahlungseingänge, interpretiert den Verwendungszweck anhand der von uns vorgegebenen Logik und verrechnet im nächsten Schritt die Zahlungseingänge.

Soweit die Theorie. Wie sehen denn die ersten Erfahrungen aus der Praxis aus?

Katja Stiefenhöfer: Die ersten Erfahrungen aus der Praxis sind sehr positiv. Die Quote der Zahlungseingänge, die wir nun automatisiert verrechnen, hat unsere Erwartungshaltung übertroffen. Im Rahmen einer vorgelagerten Machbarkeitsstudie wurde ein hoher Anteil möglicher zu automatisierender Vorgänge ermittelt. Die seinerzeit ermittelte Quote wurde bereits in den ersten Tagen des Echtlaufs überschritten. Auch die Kolleginnen und Kollegen des Forderungsmanagements haben den Roboter gut angenommen. Berührungsängste gibt es hierbei keine. Stattdessen sind wir im regen Austausch zur Weiterentwicklung der Ausgleichssystematik. 

Was sind die nächsten Schritte?

Katja Stiefenhöfer: Das Thema Digitalisierung in der LEG ist noch lange nicht abgeschlossen. Tatsächlich gibt es bereits heute sehr viele Ideen, deren Umsetzung wir aktuell prüfen bzw. bereits vornehmen. Aus meiner Sicht ist es dabei essentiell, auch eigenes Know-how im Unternehmen aufzubauen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Optimierungspotentiale zu sensibilisieren. Nur wenn die „drückenden Schuhe“ eines Prozesses erkannt werden, kann im nächsten Schritt eine Optimierung erfolgen – und darauf aufbauend die Digitalisierung. Es bedarf also durchdachter Abläufe, die dann konsequent digitalisiert werden.